Hallitustyöskentely osakeyhtiössä – Miten suunnittelet hallitustyöskentelyn tehokkaasti?
Tutkimukset hallitustyöskentelystä osoittavat, että yli 60 prosentilla menestyvistä kasvuyrityksistä on aktiivinen hallitus.
Heti, kun yrityksesi kasvaa muutamaa ihmistä suuremmaksi, korostuu merkitys siitä, että saat ulkopuolisten mielipiteitä ja ryhmän ihmisiä, joiden kanssa puhua yrityksen strategiasta. Tätä hyödyntääksesi tarvitset kuitenkin suunnitelman.
Minkälainen suunnitelma tehostaa hallitustyöskentelyä?
Saat lisää teho hallitustyöskentelyyn, kun teet suunnitelman, joka:
- kattaa yhden vuoden,
- asettaa strategisen teeman jokaiselle kokoukselle,
- on helppo jakaa hallituksen jäsenten kanssa,
- auttaa sinua suunnittelemaan jokaisen kokouksen esityslistan etukäteen
- ja se sisältää lisäksi pakolliset aiheet, jotka sinun täytyy käsitellä hallinnon näkökulmasta.
Katsotaan seuraavaksi tarkemmin, mitä nämä kohdat tarkoittavat ja mitä sinun pitää niissä huomioida.
1. Kattaa yhden vuoden
Hallituksen kokousten suunnittelulla vuodeksi kerrallaan on kaksi etua:
Ensinnäkin se asettaa kokoukset jokaisen hallituksen jäsenen kalenteriin etukäteen. Hallituksen jäsenet ovat usein kiireisiä ihmisiä, ja kokousten aikatauluttaminen lyhyellä varoitusajalla on haastavaa.
Toiseksi, koko vuoden suunnittelu edellyttää sinua ajattelemaan, mitä haluat saavuttaa hallitustyöllä, sekä keskustelemaan siitä puheenjohtajan ja muiden hallituksen jäsenten kanssa.
2. Asettaa strategisen teeman jokaiselle kokoukselle
Yksi yleinen valituksen aihe hallitustyöskentelyyn liittyen on, että se keskittyy liikaa menneisyyden raportointiin, ja liian vähän tulevaisuudesta ja strategiasta käytävään keskusteluun. Strategisen teeman valitseminen jokaiseen kokoukseen auttaa sinua siirtämään kokouksessa käytävän keskustelun painopisteen tulevaisuuteen.
Näin ollen saatte ohjattua yritystänne oikeaan suuntaan ja pitämään katseen tulevaisuudessa – kuten hyvän hallitustyöskentelyn kuuluukin.
3. Helppo jakaa hallituksen jäsenten kanssa
Suunnitelman jakaminen ja siitä puhuminen auttaa hallituksesi jäseniä tuntemaan itsensä sitoutuneiksi, ymmärtämään, mitä tapahtuu sekä valmistautumaan kokouksiin. Vastapainoksi tämä auttaa heitä tuomaan lisäarvoa hallituksesi kokouksiin.
Siksi suunnitelma kannattaa jakaa jokaisen jäsenen kanssa mahdollisimman avoimesti.
4. Suunnittelee esityslistat etukäteen
Hallituksen kokouksen esityslistan sisällön suunnitteleminen voi olla aikaa vievää. Mikäli kuitenkin toistuvat aiheet ovat selkeät, strategiset teemat valittu ja pakolliset aiheet kiinnitetty kokouksiin vuoden alussa, esityslistalla on rakenne jo etukäteen.
Tämä poistaa suuren osan työstä: kun kokous lähestyy, sinun tarvitsee vain lisätä esiin nousseet kiireelliset aiheet – loput on jo hoidettu.
5. Sisältää kaikki pakolliset aiheet
Hallituksella on useita aiheita, joista on keskusteltava vuoden aikana oikeudellisista syistä. Vuoden suunnittelu etukäteen auttaa asettamaan nämä aiheet esityslistaan ja varmistamaan, ettei mikään niistä jää sen ulkopuolelle.
Miten hallitustyöskentelyn suunnitelma laaditaan?
Vaihtoehtoja on monia. Voit suunnitella hallitustyöskentelyn vuodeksi eteenpäin esimerkiksi exceliin ja pitää sen mahdollisimman hyvin ajan tasalla ja jakaa tämän dokumentin kaikille hallituksen jäsenille. Vastuullesi jää myös etsiä kaikki oleellinen tieto eri lähteistä esimerkiksi lakisääteisistä asioista ja pitää itsesi ajan tasalla lakiin liittyvistä muutoksista.
Toinen vaihtoehto on käyttää hallitustyöskentelyn suunnitteluun rakennettua ohjelmistoa, jonka avulla voit:
- luoda vuosittaisen suunnitelman valmiista pohjasta vain muutamalla klikkauksella
- tarkistaa kaikki lakisääteiset ja pakolliset aiheet
- luoda listoja kokouksien toistuvista aiheista
- sijoittaa kokoukset digitaaliseen vuosikelloon
- jakaa suunnitelman hallituksen jäsenille parilla klikkauksella
Tämän lisäksi kaikki tietonne pysyvät visusti tallessa ja voit palata suunnitelmiin sekä käsiteltyihin aiheisiin myös jälkikäteen.
Tällainen suunnittelu tehostaa hallitustyötä huomattavasti ja tekee arjen pyörittämisestä kitkattomampaa.
Jos haluat kokeilla, miten tällainen ohjelmisto toimii käytännössä, tilaa meiltä testitunnukset sähköpostiisi!
Tunnusten tilaaminen onnistuu tällä hetkellä ainoastaan sähköpostitse klikkaamalla alla olevaa banneria 👇
—
Rasmus Nybergh
Toimitusjohtaja
Kuveno Oy
—
Tilaa artikkelimme sähköpostiisi!
Jos haluat saada lisää maksuttomia vinkkejä liiketoimintasi tehostamiseen, tilaa uusimmat sisältömme sähköpostiisi alla olevalla lomakkeella.